Excel'de Tekrar Edenleri Vurgulama: Adım Adım Kapsamlı Rehber

Yöntem 1: Yazılmış Bir Listeden Basit Bir Açılır Liste Oluşturun

En iyi kullanım alanı: Çok nadiren değişen kısa, sabit listeler.

Excel'de bir açılır liste oluşturmak için, listenin yer almasını istediğiniz hücreyi seçin, veri sekmesine gidin, veri doğrulamayı tıklayın, izin kutusunda Liste'yi seçin ve kaynak aralığını belirleyin veya öğeleri virgülle ayırarak manuel olarak girin. Excel'de açılır listeler için öğeleri manuel olarak yazmak veya bir hücre aralığını referans etmek mümkündür.

Adımlar:

1. Açılır listeyi istediğiniz hücre veya hücre aralığını seçin.
2. Şeritteki veri sekmesini tıklayın.
3. Veri araçları grubunda veri doğrulamayı tıklayın. Veri doğrulama iletişim kutusu açılır.
4. İzin kutusunda, açılır menüden Liste'yi seçin.
5. Hücre içi açılır onay kutusu görünür. Hücrede bir açılır menü etkinleştirmek için Hücre içi açılır seçeneğinin işaretli olduğundan emin olunmalıdır.
6. Kaynak kutusunu tıklayın ve seçeneklerinizi virgülle ayrılmış bir liste olarak yazın, örneğin: Elektronik, Mobilya, Yazılım, Hizmetler.
7. Tamam'a tıklayın.

Hücrede şimdi küçük bir ok görünür. Ona tıklamak, açılır menüyü açar ve tüm açılır seçenekleri gösterir. Kullanıcılar, bir açılır kutusu olan bir hücreyi kopyalayıp başka bir yere yapıştırabilir ve açılır işlevsellik korunur; bu, aynı listeyi diğer hücrelere uygulamanın hızlı bir yoludur.

Etikette baş harf boşluk bırakmak istemiyorsanız, virgülle ayrılmış listede virgüllerden sonra boşluklar bırakmaktan kaçının. "Kuzey Amerika, EMEA" ifadesi " EMEA" olarak baş harfle görünebilir.

Ekran görüntüsü önerisi: Ayarlar sekmesi etkin olan veri doğrulama iletişim kutusunu, İzin kutusunda Liste'yi ve kaynak kutusundaki virgülle ayrılmış bir listeyi gösterin. Hedef hücre, arka planda sipariş formu demo dosyası kullanılarak seçili olmalıdır.

Yöntem 2: Hücre Aralığından Açılır Liste Oluşturun

En iyi kullanım alanı: Birçok öğe içeren listeler veya aynı kaynak verisinin birden fazla hücrede yeniden kullanılması gerektiğinde.

Bir hücre aralığını kaynak veri olarak referans almak, öğe yazmaktan daha esnektir. Kaynak aralığı güncellendiğinde, tüm bağlantılı hücrelerdeki açılır seçenekler de güncellenir.

1. Liste öğelerinizi bir sütuna girin, ideal olarak ayrı bir sayfada (örneğin, "Listeler" adlı bir sayfada).
2. Açılır listeyi istediğiniz hücreyi seçin.
3. veri sekmesi > veri araçları grubu > veri doğrulama seç gidin.
4. veri doğrulama penceresinde, ayarlar sekmesinde, izin kutusunda Liste'yi seçin.
5. kaynak kutusunu tıklayın ve listeler sayfanızdaki hücre aralığını seçin. Excel, aralık referansını otomatik olarak girer, örneğin =Listeler!$A$3:$A$7.
6. Tamam düğmesine tıklayın.

Doğrulama kriterleri şimdi bu kaynak aralığından yalnızca geçerli verilerin girilmesini sınırlar. Sol üstteki isim kutusu, geçerli hücre adresini gösterir ve doğru referansın seçildiğinden emin olmanıza yardımcı olur.

Kaynak aralığında her zaman $ işaretleriyle mutlak referanslar kullanın. =A3:A7'yi dolar işareti olmadan kullanmak, üstüne satır eklenirse kayabilir.

Ekran görüntüsü önerisi: Kaynak kutusunda bir aralık referansı ve altta Listeler sayfa sekmesi görünür şekilde veri doğrulama iletişim kutusunu gösterin. Sipariş formu demo dosyasını kullanın.

Yöntem 3: Kaynak Olarak Adlandırılmış Aralık Kullanma

En iyi kullanım alanı: Birden fazla konumda kullanılan açılır listeler veya kaynak verilerin farklı bir sayfada olduğu durumlar.

Bir adlandırılmış aralık, bir hücre grubuna hatırlanabilir bir isim atar, böylece kaynak kutusu yerine bir hücre adresi kullanabilirsiniz.

1. Liste öğelerinizi seçin, sonra isim kutusunu tıklayın ve bir ad yazın (örneğin, ÜrünKategorileri), sonra enter tuşuna basın.
2. Açılır listeyi istediğiniz hücreyi seçin, veri sekmesi > veri doğrulamaya gidin.
3. Ayarlar sekmesinde, İzin kutusunda Liste'yi seçin, ardından kaynak kutusuna =ÜrünKategorileri yazın.
4. Tamam'a tıklayın.

Bu doğrulama listesini yönetmeyi kolaylaştırır. Adlandırılmış aralıklar aynı zamanda INDIRECT fonksiyonu ile birleştirildiğinde bağımlı açılır listeleri etkinleştirir (Yöntem 5'te ele alınır).

Ekran görüntüsü önerisi: İsim kutusuna bir aralık ismi girilmiş ve veri doğrulama kaynak kutusu =ÜrünKategorileri gösterecek şekilde gösterin.

Yöntem 4: Giriş Mesajları ve Hata Uyarıları Ekleme

En iyi kullanım alanı: Başkaları tarafından doldurulan paylaşılan çalışma kitapları veya formlar.

Kullanıcılar, bir kullanıcı açılır liste bulunan hücreyi tıkladığında onlara ne seçeceklerini göstermek için giriş mesajları ekleyebilir. Excel, Veri Doğrulama diyalogunda özel hata mesajları yapılandırılmasına izin verir.

Giriş mesajı:

1. Veri sekmesi > veri doğrulamayı açın.
2. Veri doğrulama diyalog kutusunda, giriş mesajı sekmesini tıklayın.
3. Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster seçeneğini işaretleyin ve aşağıdaki alanlara bir başlık ve mesaj yazın.
4. Tamam'a tıklayın.

Herhangi biri o hücreyi tıkladığında, giriş mesajı bir araç ipucu olarak görünüp seçimlerine rehberlik eder.

Hata uyarısı:

1. Veri doğrulama diyalog kutusunda, hata uyarısı sekmesini tıklayın.
2. Hata uyarısını göster onay kutusunu işaretleyin (aynı zamanda geçersiz veri girildikten sonra hata uyarısı veya geçersiz veriden sonra uyarı olarak etiketlenmiştir).
3. Bir Stil seçin: Durdur geçersiz verileri engeller, Uyarı bir uyarı ile izin verir, Bilgi yalnızca bir not gösterir.
4. Başlık ve hata mesajı girin.
5. Tamam'a tıklayın.

İzin verilen liste dışında geçersiz veri girildiğinde hata uyarısı tetiklenir. Katı formlar için yalnızca geçerli verilerin kabul edilebilmesi için Durdur'u kullanın. Hata uyarısını göster ayarı ve giriş mesajı sekmesi bağımsız olarak kontrol edilir, bu nedenle birini diğerini etkinleştirmeden etkinleştirebilirsiniz.

Boş hücrelere izin vermek istiyorsanız, ayarlar sekmesinde Boşları görmezden gel onay kutusunu işaretleyin. Bu, boş hücrelerde hata uyarısının tetiklenmesini engeller.

Ekran görüntüsü önerisi: Durdur seçili halde ve özel bir hata mesajı yazılmış veri doğrulama iletişim kutusunun hata uyarısı sekmesini gösterin. İK formu demo dosyasını kullanın.

Yöntem 5: Bağımlı Açılır Listeler Oluşturma

En iyi kullanım alanı: İkinci listenin birincisine bağlı olduğu çok seviyeli seçim.

Excel'deki bağımlı açılır listeler, bir veya daha fazla açılır listeyi birbirine bağlar. İlk listedeki seçim, ikinci listedeki mevcut seçenekleri kontrol eder. Örneğin, bir kullanıcı ilk açılır listeden Pizza'yı seçerse, ikinci açılır listesi spesifik pizza öğeleriyle doldurulabilir, Çin'i seçtiğinde ise ikinci liste Çin yemeklerini gösterebilir. Bağımlı açılır listeler, önceki seçimlere dayanarak kullanıcıların yalnızca ilgili seçenekleri görmesini sağlayarak veri giriş verimliliği ve doğruluğunu artırabilir.

Kurulum:

1. Kaynak verilerinizi sütunlara, her kategori için bir sütun olacak şekilde oluşturun. Her sütunun başlık satırı, ilk açılır listede görünenle tamamen eşleşmelidir.
2. Her öğe sütununu isim kutusunu kullanarak isimlendirin, ilk liste seçeneğiyle tam olarak eşleşecek şekilde (örneğin Pizza sütunu "Pizza", Çin sütunu "Çin" olarak adlandırın).
3. İlk açılır listeyi A sütununda Yöntem 1 veya Yöntem 2'yi kullanarak oluşturun.
4. İkinci açılır (B sütunu) için hücreyi seçin. veri sekmesi > veri doğrulama listesi seç gidin, ayarlar sekmesinde Liste'yi seçin ve kaynak kutusuna =INDIRECT(A4) girin.
5. Tamam'a tıklayın.

İlk açılır listedeki bir değer seçildiğinde, INDIRECT aynı adı taşıyan adlandırılmış aralığı arar ve ikinci açılır liste için seçme listesi kullanır. İkinci hücrenin doğrulama kriterleri ilk seçime göre otomatik olarak güncellenir.

Ekran görüntüsü önerisi: Bağımlı açılır demo dosyasını A sütununda Pizza seçilmiş ve B sütununun açılırında pizza menüsü öğelerinin görünürt şekilde gösterin. Menü Listeleri sayfası arka planda görünür olmalıdır.

Yöntem 6: Dinamik Bir Açılır Liste Oluşturma

En iyi kullanım alanı: Zamanla büyüyen ve yeni öğeler eklendiğinde otomatik olarak güncellenmesi gereken listeler.

Excel'de OFFSET fonksiyonunu kullanarak dinamik bir açılır liste oluşturabilirsiniz, bu da listeyi kaynak aralığına yeni öğeler eklendikçe otomatik olarak günceller. Bir açılır liste için kaynak olarak bir excel tablosu kullanmak, yeni satırlar eklendiğinde otomatik olarak genişleyebilmesini sağlar, bu da dinamik listelere harika bir seçenektir.

Seçenek A: Excel Tablosu

1. Kaynak öğelerinizi seçin ve bir excel tablosu oluşturmak için Ctrl + T'ye (ekleme sekmesinden) basın. Bir tablo stili seçin ve başlık satırı seçeneğini onaylayın.
2. Data Tablo sütununu veri doğrulama kaynak kutusunda referans alın: =Tablo1[Kategori].

Excel tablosuna yeni bir satır eklendiğinde, açılır seçenekler doğrulama kuralında herhangi bir değişiklik yapmadan otomatik olarak güncellenir.

Seçenek B: OFFSET formülü

Dinamik bir açılır liste oluşturmak için, kaynak sütundaki boş olmayan hücre sayısına göre aralığı ayarlayan =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1) formülünü kullanabilirsiniz.

Bunu veri doğrulama penceresinin kaynak kutusuna girin. Kaynak sütuna öğeler eklendikçe, kaynak aralığı genişler ve açılır seçenekler otomatik olarak güncellenir.

Ekran görüntüsü önerisi: OFFSET formülü girilmiş ve Listeler sayfası görünecek şekilde veri doğrulama kaynak kutusunu gösterin. Sipariş formu demo dosyasını kullanın.

Yöntem 7: Açılır Liste Öğeleri Ekleme, Düzenleme ve Kaldırma

Kaynak aralığında öğeleri yönetme:

Mevcut bir açılır listeye öğe eklemek için, listeyi içeren orijinal sayfaya gidin, eklemek istediğiniz hücrenin altındaki hücreye sağ tıklayın, Ekle seçin, hücreleri aşağı kaydır seçeneğini seçin ve yeni öğeyi girin. Açılır seçenekler otomatik olarak güncellenir. Aynı sayfada veya sayfalar arasında, kaynak aralık yeni hücreyi kapsadığı sürece aynı adımlar geçerlidir.

Açılır listeyi kaldırma:

Excel'de bir açılır listeyi kaldırmak için, açılır menü bulunan hücreyi seçin, veri sekmesine gidin, veri doğrulama tıklayın, ve ardından Clear All düğmesini tıklayarak listeyi kaldırın. Sadece hücre değerini kaldırıp doğrulama kuralını korumak için, hücreyi seçin ve sil tuşuna basın. Kuralı tamamen kaldırmak için, veri doğrulama penceresinde Tümünü Temizle'yi kullanın.

Not: Yalnızca hücre içeriğini silerek ve doğrulamayı koruyarak devam etmek isterseniz, bunu güvenle yapabilirsiniz. İçerik temizlendikten sonra bile doğrulama listesi hücrede kalır.

Doğrulanmış hücreleri parolayla koruma:

Açılır ayarınızı başkalarının düzenlemesini durdurmak için, Gözden Geçirme > Sayfayı Koru'ya gidin ve bir şifre girin (çalışma sayfasını parola ile koruyun). Kullanıcılar yine de açılır kutular kullanarak veri girebilir ancak doğrulama kriterlerini değiştiremez veya kuralları kaldıramaz.

Ekran görüntüsü önerisi: Kuralı kaldırmak için hazır olan, Tümünü Temizle düğmesi görünür halde veri doğrulama diyalog kutusunu gösterin. Ayrıca, şifre alanı aktif olarak Sayfayı Koru diyalogunu gösterin.

Yaygın Sorunlar ve Sorun Giderme

Açılır ok görünmüyor

Hücre içi açılır menü onay kutusunun ayarlar sekmesinde işaretli olduğundan emin olun. İşaretlenmemişse doğrulama hala çalışır ancak hücrede ok gösterilmez. Açılır menü kaybolmuş gibi göründüğünde en sık kaçırılan ayar budur.

Geçerli verilerde hata uyarısı tetikleniyor

Bu genellikle bir biçimlendirme uyuşmazlığıdır. Virgülle ayrılmış listedeki virgüller etrafında gereksiz boşluklar veya kaynak verilerde boş hücreleri veya tutarsız büyük harf kullanımını kontrol edin. Doğrulama kriterleri değerleri tam olarak karşılaştırır.

Dinamik liste otomatik olarak güncellenmiyor

Eğer kaynak statik bir hücre aralığı ise, bu aralığın dışına eklenen yeni öğeler görünmez. Dinamik liste (table) bir excel tablosuna ya da OFFSET formülüne geçin böylece kaynak aralığı otomatik olarak genişler. Veri doğrulama listesi tüm mevcut ve gelecekteki öğeleri içeren bir aralığı referans almalıdır.

Bağımlı liste bir ref hatası gösteriyor

Bu, adlandırılmış aralığın ilk açılır seçimle tam olarak eşleşmediği anlamına gelir. Formüller > İsim Yöneticisini açın ve isimlerin ilk açılır listedeki seçeneklerle, büyük-küçük harf dahil olmak üzere tam olarak eşleştiğinden emin olun. Herhangi bir uyumsuzluk, INDIRECT'in tüm bağımlı kuralı kullanan hücrelerde boş veya hata döndürmesine neden olur.

Hızlı Referans: Açılır Liste Yöntemleri

Geliştiriciler İçin: IronXL ile Veri Doğrulama Ekleme

.NET uygulamanız form veya veri giriş şablonları içeren Excel çalışma kitapları oluşturuyorsa, IronXL veri doğrulama açılır listelerini C# ile programlı olarak ve sunucuda Microsoft Office olmadan uygulamanıza olanak tanır. Önerilen yaklaşım AddFormulaListRule()'dir, bu, kaynak olarak bir hücre aralığına referans olur ve liste öğelerini doğrudan bir dize olarak geçirirken geçerli olan 255 karakter dizi sınırını önler.

using IronXL;

WorkBook workBook = WorkBook.Create(ExcelFileFormat.XLSX);
WorkSheet formSheet = workBook.DefaultWorkSheet;
formSheet.Name = "Order Form";

// Headers
formSheet["A1"].Value = "Order ID";
formSheet["B1"].Value = "Product Category";
formSheet["C1"].Value = "Region";

// Write source list values to a Lists sheet
WorkSheet listSheet = workBook.CreateWorkSheet("Lists");
string[] categories = { "Electronics", "Furniture", "Software", "Office Supplies", "Services" };
string[] regions = { "North America", "EMEA", "APAC", "Latin America", "Middle East" };

for (int i = 0; i < categories.Length; i++)
{
    listSheet[$"A{i + 1}"].Value = categories[i];
    listSheet[$"B{i + 1}"].Value = regions[i];
}

// Apply drop-down validation referencing the Lists sheet source range
var categoryRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "B2:B20",           // cell range to validate
    "Lists!$A$1:$A$5"  // source range on Lists sheet
);
categoryRule.ShowErrorBox = true;
categoryRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Category";
categoryRule.ErrorBoxText = "Please select a valid category from the drop-down list.";
categoryRule.ShowPromptBox = true;
categoryRule.PromptBoxTitle = "Product Category";
categoryRule.PromptBoxText = "Choose a product category from the drop-down.";

var regionRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "C2:C20",
    "Lists!$B$1:$B$5"
);
regionRule.ShowErrorBox = true;
regionRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Region";
regionRule.ErrorBoxText = "Select a valid region from the drop-down list.";

workBook.SaveAs("order-form-validated.xlsx");

using IronXL;

WorkBook workBook = WorkBook.Create(ExcelFileFormat.XLSX);
WorkSheet formSheet = workBook.DefaultWorkSheet;
formSheet.Name = "Order Form";

// Headers
formSheet["A1"].Value = "Order ID";
formSheet["B1"].Value = "Product Category";
formSheet["C1"].Value = "Region";

// Write source list values to a Lists sheet
WorkSheet listSheet = workBook.CreateWorkSheet("Lists");
string[] categories = { "Electronics", "Furniture", "Software", "Office Supplies", "Services" };
string[] regions = { "North America", "EMEA", "APAC", "Latin America", "Middle East" };

for (int i = 0; i < categories.Length; i++)
{
    listSheet[$"A{i + 1}"].Value = categories[i];
    listSheet[$"B{i + 1}"].Value = regions[i];
}

// Apply drop-down validation referencing the Lists sheet source range
var categoryRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "B2:B20",           // cell range to validate
    "Lists!$A$1:$A$5"  // source range on Lists sheet
);
categoryRule.ShowErrorBox = true;
categoryRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Category";
categoryRule.ErrorBoxText = "Please select a valid category from the drop-down list.";
categoryRule.ShowPromptBox = true;
categoryRule.PromptBoxTitle = "Product Category";
categoryRule.PromptBoxText = "Choose a product category from the drop-down.";

var regionRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "C2:C20",
    "Lists!$B$1:$B$5"
);
regionRule.ShowErrorBox = true;
regionRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Region";
regionRule.ErrorBoxText = "Select a valid region from the drop-down list.";

workBook.SaveAs("order-form-validated.xlsx");

Imports IronXL

Dim workBook As WorkBook = WorkBook.Create(ExcelFileFormat.XLSX)
Dim formSheet As WorkSheet = workBook.DefaultWorkSheet
formSheet.Name = "Order Form"

' Headers
formSheet("A1").Value = "Order ID"
formSheet("B1").Value = "Product Category"
formSheet("C1").Value = "Region"

' Write source list values to a Lists sheet
Dim listSheet As WorkSheet = workBook.CreateWorkSheet("Lists")
Dim categories As String() = {"Electronics", "Furniture", "Software", "Office Supplies", "Services"}
Dim regions As String() = {"North America", "EMEA", "APAC", "Latin America", "Middle East"}

For i As Integer = 0 To categories.Length - 1
    listSheet($"A{i + 1}").Value = categories(i)
    listSheet($"B{i + 1}").Value = regions(i)
Next

' Apply drop-down validation referencing the Lists sheet source range
Dim categoryRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "B2:B20",           ' cell range to validate
    "Lists!$A$1:$A$5"   ' source range on Lists sheet
)
categoryRule.ShowErrorBox = True
categoryRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Category"
categoryRule.ErrorBoxText = "Please select a valid category from the drop-down list."
categoryRule.ShowPromptBox = True
categoryRule.PromptBoxTitle = "Product Category"
categoryRule.PromptBoxText = "Choose a product category from the drop-down."

Dim regionRule = formSheet.DataValidations.AddFormulaListRule(
    "C2:C20",
    "Lists!$B$1:$B$5"
)
regionRule.ShowErrorBox = True
regionRule.ErrorBoxTitle = "Invalid Region"
regionRule.ErrorBoxText = "Select a valid region from the drop-down list."

workBook.SaveAs("order-form-validated.xlsx")

IronXL, Windows, Linux, macOS, Docker ve Azure ile uyumlu .NET 6 ve daha sonrasında çalışır. Tüm ayrıntılar için DataValidation API referansı bölümüne bakın.

Başlarken: PM> Install-Package IronXL.Excel ile NuGet aracılığıyla yükleyin. İhtiyacınız olan tüm işlevsellik ve kredi kartı gerektirmeyen 30 günlük ücretsiz deneme mevcuttur.

Daha fazla okuma:

• IronXL DataValidation API reference
• IronXL ile .NET üzerinde Excel dosyaları yazma
• IronXL başlangıç rehberi

Sonuç

Excel hücrelerine bir açılır liste almak, nereye gideceğinizi bildiğinizde bir dakikadan az sürer. Sabitleşmiş birkaç seçimle hücre içi hızlı bir açılır için, veri doğrulama iletişim kutusundaki kaynak kutusuna doğrudan virgülle ayrılmış bir liste yazarak en hızlı yoldur. Zaman içinde ölçeklenmesi veya güncellenmesi gereken herhangi bir şey için, adlandırılmış bir aralığa veya bir excel tablosuna başvurmak, açılır seçeneklere büyüyecek alan sağlar. Veri doğrulama listesi, kaynak verileri ile bağlı kalır, bu yüzden kaynak aralığına yeni bir öğe eklemek, otomatik olarak her bağlı hücrede kullanılabilir hale getirir.

Aynı elektronik tabloyu birden fazla kişi doldurduğunda, giriş mesajı sekmesindeki giriş mesajı onları bir seçim yapmadan önce yönlendirir ve hata uyarı sekmesindeki durdurma seviyesindeki bir hata uyarısı geçersiz verilerin doğrulanmış bir hücrede asla yer almamasını sağlar. INDIRECT ve adlandırılmış aralıklar ile oluşturulmuş bağımlı açılır listeler, ilk açılır listenin otomatik olarak ikinciyi kontrol etmesine izin vererek, kullanıcıdan ekstra çaba olmadan seçeneği ilgili tutar.

.NET uygulamalarından doğrulanmış Excel dosyaları oluşturması gereken geliştiriciler için IronXL, tam veri doğrulama iş akışını kapsar: kaynak aralıkları, hata uyarıları, giriş istekleri ve formül liste kuralları, hepsi sunucuda Office kurulumu olmadan. Kendi projenizde veri doğrulama test etmek için bir ücretsiz deneme ile başlayın.

Bu kılavuzda ele alınmamış bir açılır senaryo mu var? Aşağıda bir yorum bırakın veya Excel veri girişi, doğrulama ve tablo otomasyonu hakkında daha fazla kılavuz için Iron Software bloguu ziyaret edin.