ESTUDOS DE CASO

AscenWork Technologies: Transformando a gestão de documentos com a integração do IronOCR e do SharePoint

DESENVOLVIMENTO
Atualizado:

Transformando a gestão de documentos com a integração do IronOCR e do SharePoint.

YouTube Video Player

Perfil do Cliente

Empresa: AscenWork Technologies
Indústria: Desenvolvimento de Aplicativos
Localização: Mumbai, Índia
Tamanho da equipe: 60+
Especialização: Microsoft .NET, SharePoint, Azure

O Desafio

A AscenWork Technologies é uma empresa líder em desenvolvimento focada na Microsoft, que fornece sistemas robustos de gerenciamento de documentos e registros. Em uma implementação importante, eles precisavam de uma solução para digitalizar milhares de documentos jurídicos e financeiros impressos, alguns com mais de 80 páginas e frequentemente escritos em línguas regionais, como o marata.

"Eram contratos imobiliários, acordos com fornecedores, documentos de inquilinos, documentos legais que haviam sido assinados, carimbados e digitalizados. A busca manual entre eles era incrivelmente demorada e propensa a erros."
— Shripal Gandhi, Fundador e Diretor da AscenWork Technologies

Os desafios que enfrentaram incluíram:

  • Processos manuais de digitalização e carregamento de documentos

  • Não há como pesquisar o conteúdo de PDFs digitalizados no SharePoint

  • Necessidade de tradução precisa de conteúdo em idiomas regionais para o inglês

  • Altos custos e complexidade associados a soluções de OCR em nuvem como o Azure

"Já tínhamos experimentado várias bibliotecas de OCR antes." A maioria delas não atendia às nossas necessidades de estabilidade ou integração, e as ferramentas de OCR da Microsoft, embora robustas, introduziam altos custos recorrentes devido aos requisitos de computação."
— Shripal Gandhi

A solução: IronOCR + SharePoint + Azure

A AscenWork implementou o IronOCR como parte de um pipeline de processamento de documentos integrado ao SharePoint e hospedado no Azure. Quando um usuário carrega um PDF, o sistema automaticamente:

  1. Detecta documentos que não são OCR

  2. Aciona o IronOCR via API

  3. Extrai o texto e o converte, se necessário.

  4. Salva a saída estruturada de volta no SharePoint para metadados e pesquisa de texto completo.

Essa abordagem automatizada e completa proporcionou benefícios imediatos tanto para o gerenciamento de documentos quanto para a experiência do usuário.

Principais casos de uso

OCR para integração com o SharePoint

Os documentos são convertidos automaticamente em PDFs pesquisáveis ​​no momento do upload.

"Antes do IronOCR, o SharePoint podia levar você ao documento, mas não à palavra que você estava procurando. Agora, podemos localizar os termos exatos instantaneamente."

Conversão de idiomas

O IronOCR permite a tradução precisa de documentos escritos em línguas regionais indianas - marata, hindi e tâmil - para o inglês.

Em vez de desenvolver uma lógica separada para o tratamento multilíngue, utilizamos os recursos integrados do IronOCR e alcançamos uma precisão de 90 a 95%. Só isso já economizou semanas de desenvolvimento e tempo de controle de qualidade."

Metadados aprimorados e carregamento em massa

Os fluxos de trabalho de upload personalizados agora permitem que os usuários selecionem metadados e processem arquivos digitalizados em lote. O IronOCR realiza a extração de texto automaticamente.

"Antes, tínhamos que bloquear uploads em massa para forçar a coleta de metadados. Agora criamos formulários inteligentes que lidam com ambas as coisas simultaneamente, com o OCR funcionando perfeitamente em segundo plano."

Detalhes da implementação

  • Tecnologias utilizadas: .NET Core, bibliotecas IronOCR , Microsoft SharePoint, serviços do Azure

  • Flexibilidade de implantação: O IronOCR está implantado no Azure, mas a equipe aprecia sua capacidade de funcionar também em infraestruturas locais.

"A integração foi simples." Utilizamos as bibliotecas .NET do IronOCR e seguimos a documentação. Sempre que encontrávamos dificuldades, a equipe de suporte respondia rapidamente com respostas claras, não com sugestões vagas."

Impacto nos negócios

Redução de custos

Em comparação com os serviços de OCR integrados do Azure, o IronOCR reduziu significativamente os custos do projeto.

"Os serviços de OCR do Azure são poderosos, mas caros. Com o IronOCR, reduzimos o uso de recursos computacionais e os custos de licenciamento sem comprometer a qualidade."

Aumento da eficiência e da satisfação do cliente

Nenhum chamado de suporte foi aberto pelos usuários finais após a implantação, e o tempo de processamento interno caiu drasticamente.

"Com o IronOCR, nossos usuários finais não precisam mais depender de índices separados ou registros do Excel para encontrar o documento certo. Eles simplesmente digitam uma palavra-chave e encontram exatamente o que precisam."

Propriedade intelectual reutilizável entre clientes

O módulo IronOCR agora faz parte de todos os novos projetos DMS e RMS implementados pela AscenWork.

"Agora que está comprovado e estável, estamos incluindo-o proativamente em todos os projetos relevantes — e destacando-o como um diferencial em nossa oferta de soluções."

Colaboração Estratégica

Shripal Gandhi também participa do Programa de Parceiros de Consultoria de TI da Iron Software , uma colaboração criada para ajudar consultorias líderes a expandir suas capacidades com ferramentas avançadas de processamento de documentos.

"Participar do programa de consultoria significa que podemos colaborar mais de perto com a Iron Software, compartilhar feedback e ter acesso ao roadmap." Isso nos dá — e aos nossos clientes — uma grande vantagem."

A AscenWork está agora explorando oportunidades de co-marketing e expansão regional com a Iron Software, visando os setores governamental e empresarial no sul da Ásia.

Conclusão

"O IronOCR é fabuloso." É estável, rápido, acessível e flexível. Isso nos permite criar soluções melhores mais rapidamente, e simplesmente funciona."
— Shripal Gandhi, Fundador e Diretor da AscenWork Technologies

"Investimos centenas de horas pesquisando opções de OCR." O IronOCR nos proporcionou a estabilidade, o suporte a idiomas e a baixa sobrecarga de que precisávamos. Agora, recomendamos essa opção como nossa escolha padrão."