STUDIA PRZYPADKóW

AscenWork Technologies: Przekształcanie zarządzania dokumentami dzięki integracji IronOCR i SharePoint

ROZWóJ
Zaktualizowano:

Transformacja zarządzania dokumentami dzięki integracji IronOCR z SharePoint

YouTube Video Player

Profil klienta

Firma: AscenWork Technologies Branża: Rozwój aplikacji Lokalizacja: Mumbaj, Indie Rozmiar zespołu: 60+ Specjalizacja: Microsoft .NET, SharePoint, Azure

Wyzwanie

AscenWork Technologies to wiodąca firma deweloperska skupiona na Microsoft, dostarczająca solidne systemy zarządzania dokumentami i rekordami. W jednej z głównych implementacji potrzebowali rozwiązania do digitalizacji tysięcy wydrukowanych dokumentów prawniczych i finansowych, niektórych sięgających ponad 80 stron, które często były napisane w językach regionalnych, takich jak marathi.

"To były umowy nieruchomości, umowy z dostawcami, dokumenty najemców, dokumentacja prawna, która została podpisana, opieczętowana i zeskanowana. Ręczne przeszukiwanie ich było niezwykle czasochłonne i podatne na błędy." — Shripal Gandhi, Założyciel i Dyrektor, AscenWork Technologies

Ich wyzwania obejmowały:

  • Ręczne skanowanie i przesyłanie dokumentów

  • Brak możliwości przeszukiwania zawartości zeskanowanych plików PDF w SharePoint

  • Potrzeba dokładnego tłumaczenia treści w regionalnych językach na angielski

  • Wysokie koszty i złożoność związane z rozwiązaniami OCR w chmurze, takimi jak Azure

"Próbowaliśmy kilku bibliotek OCR wcześniej. Większość z nich nie spełniała naszych wymagań dotyczących stabilności czy integracji, a narzędzia OCR Microsoftu, choć silne, generowały wysokie koszty ze względu na wymagania obliczeniowe." — Shripal Gandhi

Rozwiązanie: IronOCR + SharePoint + Azure

AscenWork wdrożyło IronOCR jako część linii przetwarzania dokumentów zintegrowanej z SharePoint i hostowanej na Azure. Gdy użytkownik przesyła plik PDF, system automatycznie:

  1. Wykrywa dokumenty bez OCR

  2. Wywołuje IronOCR za pośrednictwem API

  3. Wyciąga tekst i konwertuje go, jeśli to konieczne

  4. Zapisuje ustrukturyzowany output z powrotem do SharePoint do wyszukiwania metadanych i pełnotekstowego

To zautomatyzowane podejście typu end-to-end przyniosło natychmiastowe korzyści zarówno dla zarządzania dokumentami, jak i doświadczeń użytkowników.

Kluczowe przypadki użycia

OCR dla integracji z SharePoint

Dokumenty są automatycznie konwertowane na przeszukiwalne pliki PDF w momencie przesyłania.

"Przed IronOCR, SharePoint mógł skierować cię do dokumentu, ale nie do szukanego słowa. Teraz możemy natychmiast zlokalizować dokładne terminy."

Konwersja języka

IronOCR umożliwia dokładne tłumaczenie dokumentów napisanych w regionalnych językach Indii - marathi, hindi i tamilskim na angielski.

"Zamiast budować osobną logikę do obsługi wielojęzycznej, użyliśmy wbudowanych możliwości IronOCR i osiągnęliśmy dokładność na poziomie 90–95%. To samo zaoszczędziło tygodnie prac nad rozwojem i jakością."

Ulepszone metadane i zbiorcze przesyłanie

Niestandardowe przepływy pracy przesyłania teraz umożliwiają użytkownikom wybór metadanych i przetwarzanie zeskanowanych plików w trybie zbiorczym. IronOCR automatycznie obsługuje wyodrębnianie tekstu.

"Wcześniej musieliśmy blokować zbiorcze przesyłania, aby wymusić zbieranie metadanych. Teraz zbudowaliśmy inteligentne formularze, które obsługują oba na raz, z OCR działającym bezproblemowo w tle."

Szczegóły wdrożenia

Stos technologiczny: .NET Core, biblioteki IronOCR, Microsoft SharePoint, usługi Azure

Elastyczność wdrażania: IronOCR jest wdrażany na Azure, ale zespół docenia jego zdolność do pracy także w środowisku on-premise

"Integracja była prosta. Użyliśmy bibliotek .NET IronOCR i podążyliśmy za dokumentacją. Gdziekolwiek się zatrzymaliśmy, zespół wsparcia szybko odpowiadał z jasnymi odpowiedziąmi, a nie niejasnymi sugestiami."

Wpływ na działalność

Redukcja kosztów

W porównaniu z wbudowanymi usługami OCR Azure, IronOCR znacząco obniżyło koszty projektu.

"Usługi OCR Azure są potężne, ale drogie. Dzięki IronOCR zredukowaliśmy zarówno wykorzystanie zasobów obliczeniowych, jak i koszty licencji, nie rezygnując z jakości."

Zwiększona wydajność i satysfakcja klienta

Po wdrożeniu nie zgłoszono żadnych zgłoszeń przez użytkowników końcowych, a czas przetwarzania wewnętrznego dramatycznie spadł.

"Dzięki IronOCR, nasi użytkownicy końcowi nie polegają już na osobnych indeksach ani dziennikach Excel, aby znaleźć właściwy dokument. Po prostu wpisują słowo kluczowe i znajdują dokładnie to, czego potrzebują."

Powtarzalne IP dla klientów

Moduł IronOCR jest teraz częścią wszystkich nowych projektów DMS i RMS wdrażanych przez AscenWork.

"Teraz, gdy jest sprawdzony i stabilny, proaktywnie włączamy go do każdego odpowiedniego projektu — i pokazujemy go jako wyróżnik w naszej ofercie rozwiązań."

Współpraca strategiczna

Shripal Gandhi jest również uczestnikiem Programu Partnerskiego IT Consulting Iron Software, współpracy zaprojektowanej w celu pomocy wiodącym konsultacjom w rozszerzaniu ich możliwości dzięki zaawansowanym narzędziom do przetwarzania dokumentów.

"Byćie częścią programu konsultingowego oznacza, że możemy ściślej współpracować z Iron Software, dzielić się opiniami i uzyskiwać wgląd w mapę drogową. Daje to nam i naszym klientom ogromną przewagę."

AscenWork obecnie bada możliwości współpracy marketingowej i rozszerzenia regionalnego z Iron Software, skierowane na sektory rządowe i przedsiębiorstw w całej Azji Południowej.

Wniosek

"IronOCR jest doskonały. Jest stabilny, szybki, przystępny cenowo i elastyczny. Pozwala nam budować lepsze rozwiązania szybciej i po prostu działa." — Shripal Gandhi, Założyciel i Dyrektor, AscenWork Technologies

"Zainwestowaliśmy setki godzin w badanie opcji OCR. IronOCR dało nam stabilność, wsparcie językowe i niskie koszty ogólne, które potrzebowaliśmy. Teraz polecamy go jako nasz domyślny wybór."