AscenWork Technologies: Transformando la gestión de documentos con la integración de IronOCR y SharePoint
Transformación de la gestión documental con la integración de IronOCR y SharePoint
Perfil del cliente
Compañía: AscenWork Technologies Industria: Desarrollo de Aplicaciones Ubicación: Mumbai, India Tamaño del equipo: Más de 60 Especialización: Microsoft .NET, SharePoint, Azure
El desafío
AscenWork Technologies es una empresa líder en desarrollo enfocada en Microsoft que entrega sistemas sólidos de gestión de documentos y registros. En una implementación importante, necesitaban una solución para digitalizar miles de documentos legales y financieros impresos, algunos de más de 80 páginas y a menudo escritos en idiomas regionales como el maratí.
"Estos eran contratos de bienes raíces, acuerdos con proveedores, documentos de inquilinos, documentación legal que había sido firmada, sellada y escaneada. Buscar manualmente a través de ellos era increíblemente lento y propenso a errores." — Shripal Gandhi, Fundador y Director, AscenWork Technologies
Sus desafíos incluían:
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Procesos manuales de escaneo y carga de documentos
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Ninguna forma de buscar el contenido de PDF escaneados dentro de SharePoint
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Necesidad de traducción precisa de contenido en lenguas regionales a inglés
- Altos costos y complejidad asociados con soluciones de OCR en la nube como Azure
"Habíamos intentado varias bibliotecas de OCR antes. La mayoría no cumplían con nuestras necesidades de estabilidad o integración, y las herramientas de OCR de Microsoft, aunque potentes, introducían altos costos recurrentes debido a los requisitos computacionales." — Shripal Gandhi
La solución: IronOCR + SharePoint + Azure
AscenWork implementó IronOCR como parte de una cadena de procesamiento de documentos integrada en SharePoint y alojada en Azure. Cuando un usuario carga un PDF, el sistema automáticamente:
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Detecta documentos no OCR
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Acciona IronOCR a través de API
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Extrae el texto y lo convierte si es necesario
- Guarda la salida estructurada de nuevo en SharePoint para búsqueda de metadatos y texto completo
Este enfoque automatizado y completo proporcionó beneficios inmediatos tanto para la gestión de documentos como para la experiencia del usuario.
Casos de uso clave
OCR para la integración de SharePoint
Los documentos se convierten automáticamente en PDF con capacidad de búsqueda al ser cargados.
"Antes de IronOCR, SharePoint podía llevarte al documento pero no a la palabra que estabas buscando. Ahora, podemos localizar los términos exactos al instante."
Conversión de idioma
IronOCR permite la traducción precisa de documentos escritos en idiomas indios regionales como el maratí, hindi y tamil al inglés.
"En lugar de construir lógica separada para el manejo multilingüe, utilizamos las capacidades integradas de IronOCR y logramos una precisión del 90-95%. Eso solo nos ahorró semanas de tiempo de desarrollo y QA."
Metadatos mejorados y carga masiva
Los flujos de trabajo de carga personalizados ahora permiten a los usuarios seleccionar metadatos y procesar archivos escaneados en lote. IronOCR maneja la extracción de texto automáticamente.
"Anteriormente teníamos que bloquear las cargas masivas para forzar la recolección de metadatos. Ahora hemos construido formularios inteligentes que manejan ambas cosas a la vez, con OCR funcionando perfectamente en segundo plano."
Detalles de implementación
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Pila de tecnología: .NET Core, bibliotecas de IronOCR, Microsoft SharePoint, Servicios de Azure
- Flexibilidad de implementación: IronOCR está desplegado en Azure, pero el equipo aprecia su capacidad para trabajar también en las instalaciones
"La integración fue sencilla. Utilizamos las bibliotecas .NET de IronOCR y seguimos la documentación. Dondequiera que nos quedamos atascados, su equipo de soporte respondió rápidamente con respuestas claras, no sugerencias vagas."
Impacto empresarial
Reducción de costos
En comparación con los servicios de OCR incorporados de Azure, IronOCR redujo significativamente los costos del proyecto.
"Los servicios OCR de Azure son potentes pero costosos. Con IronOCR, redujimos tanto el uso de computo como los costos de licencia sin comprometer la calidad."
Mayor eficiencia y satisfacción del cliente
No se registraron tickets de soporte por parte de los usuarios finales después del despliegue, y el tiempo de procesamiento interno cayó drásticamente.
"Con IronOCR, nuestros usuarios finales ya no dependen de índices separados o registros de Excel para encontrar el documento correcto. Simplemente escriben una palabra clave y encuentran exactamente lo que necesitan."
IP reutilizable entre clientes
El módulo IronOCR ahora es parte de todos los nuevos proyectos DMS y RMS desplegados por AscenWork.
"Ahora que está probado y estable, lo estamos incluyendo proactivamente en cada proyecto relevante, y mostrándolo como un diferenciador en nuestra oferta de soluciones."
Colaboración estratégica
Shripal Gandhi también es participante en el Programa de Socios de Consultoría de TI de Iron Software, una colaboración diseñada para ayudar a las principales consultoras a expandir sus capacidades con herramientas avanzadas de procesamiento de documentos.
"Ser parte del programa de consultoría significa que podemos colaborar más estrechamente con Iron Software, compartir comentarios y acceder a la visibilidad de la hoja de ruta. Nos da, y a nuestros clientes, una gran ventaja."
AscenWork ahora está explorando oportunidades de co-marketing y expansión regional con Iron Software, apuntando a sectores gubernamentales y empresariales en toda Asia Meridional.
Conclusión
"IronOCR es fantástico. Es estable, rápido, asequible y flexible. Nos permite construir mejores soluciones más rápido, y simplemente funciona." — Shripal Gandhi, Fundador y Director, AscenWork Technologies
"Invertimos cientos de horas investigando opciones de OCR. IronOCR nos dio la estabilidad, el soporte de idiomas y el bajo costo general que necesitábamos. Ahora lo recomendamos como nuestra opción por defecto."
