AscenWork Technologies: Transformation des Dokumentenmanagements mit IronOCR und SharePoint-Integration
Transformation des Dokumentenmanagements mit IronOCR und SharePoint-Integration
Kundenprofil
Unternehmen: AscenWork Technologies Branche: Anwendungsentwicklung Standort: Mumbai, Indien Teamgröße: 60+ Spezialisierung: Microsoft .NET, SharePoint, Azure
Die Herausforderung
AscenWork Technologies ist ein führendes, auf Microsoft fokussiertes Entwicklungsunternehmen, das robuste Systeme für das Dokumenten- und Aktenmanagement bereitstellt. In einer großen Implementierung benötigten sie eine Lösung, um Tausende von gedruckten juristischen und finanziellen Dokumenten zu digitalisieren, von denen einige über 80 Seiten lang waren und oft in regionalen Sprachen wie Marathi verfasst waren.
“Das waren Immobilienverträge, Lieferantenvereinbarungen, Mieterdokumente, juristische Unterlagen, die unterschrieben, gestempelt und gescannt worden waren. Die manuelle Durchsuchung war unglaublich zeitaufwendig und fehleranfällig.” — Shripal Gandhi, Gründer und Direktor, AscenWork Technologies
Ihre Herausforderungen umfassten:
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Manuelle Dokumenten-Scanning- und Hochladeprozesse
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Keine Möglichkeit, den Inhalt gescannter PDFs innerhalb von SharePoint zu durchsuchen
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Notwendigkeit für eine genaue Übersetzung von Inhalten in regionalen Sprachen ins Englische
- Hohe Kosten und Komplexität im Zusammenhang mit Cloud-OCR-Lösungen wie Azure
“Wir hatten zuvor mehrere OCR-Bibliotheken ausprobiert. Die meisten davon erfüllten nicht unsere Anforderungen an Stabilität oder Integration, und Microsofts OCR-Tools, obwohl stark, führten aufgrund der Rechenanforderungen zu hohen laufenden Kosten.” — Shripal Gandhi
Die Lösung: IronOCR + SharePoint + Azure
AscenWork setzte IronOCR als Teil einer Dokumentverarbeitungspipeline ein, die in SharePoint integriert und auf Azure gehostet ist. Wenn ein Benutzer ein PDF hochlädt, führt das System automatisch folgende Schritte durch:
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Erkennung von nicht-OCR-Dokumenten
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Auslösung von IronOCR über API
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Textextraktion und -konvertierung bei Bedarf
- Speicherung der strukturierten Ausgabe zurück in SharePoint für Metadata- und Volltextsuche
Dieser automatisierte, durchgängige Ansatz brachte sofortige Vorteile für das Dokumentenmanagement und die Benutzererfahrung.
Wichtige Anwendungsfälle
OCR für SharePoint-Integration
Dokumente werden bei Hochladen automatisch in durchsuchbare PDFs umgewandelt.
“Vor IronOCR konnte SharePoint Sie zum Dokument bringen, aber nicht zu dem Wort, das Sie suchten. Jetzt können wir exakte Begriffe sofort finden.”
Sprachkonvertierung
IronOCR ermöglicht die genaue Übersetzung von Dokumenten, die in regionalen indischen Sprachen - Marathi, Hindi und Tamil ins Englische geschrieben sind.
“Statt eigene Logik für den mehrsprachigen Umgang zu entwickeln, haben wir die integrierten Fähigkeiten von IronOCR genutzt und erreichten eine Genauigkeit von 90–95%. Das allein sparte Wochen an Entwicklungs- und QA-Zeit.”
Erweiterte Metadaten und Massenupload
Benutzerdefinierte Hochlade-Workflows ermöglichen es nun Benutzern, Metadaten auszuwählen und gescannte Dateien im Bulk zu verarbeiten. IronOCR übernimmt automatisch die Textextraktion.
“Früher mussten wir Massenuploads blockieren, um die Metadatensammlung zu erzwingen. Jetzt haben wir intelligente Formulare entwickelt, die beides auf einmal handhaben, mit OCR nahtlos im Hintergrund.”
Implementierungsdetails
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Technologie-Stack: .NET Core, IronOCR-Bibliotheken, Microsoft SharePoint, Azure-Dienste
- Bereitstellungsflexibilität: IronOCR wird auf Azure bereitgestellt, aber das Team schätzt seine Fähigkeit, auch vor Ort zu arbeiten
“Die Integration war unkompliziert. Wir haben die .NET-Bibliotheken von IronOCR genutzt und der Dokumentation gefolgt. Wann immer wir feststeckten, reagierte ihr Support-Team schnell mit klaren Antworten, nicht vagen Vorschlägen.”
Geschäftsauswirkungen
Kostensenkung
Im Vergleich zu den integrierten OCR-Diensten von Azure reduzierte IronOCR die Projektkosten erheblich.
“Die OCR-Dienste von Azure sind leistungsstark, aber teuer. Mit IronOCR reduzierten wir sowohl den Rechenaufwand als auch die Lizenzkosten, ohne an Qualität einzubüßen.”
Erhöhte Effizienz und Kundenzufriedenheit
Nach der Bereitstellung wurden von Endbenutzern keine Support-Tickets eingereicht, und die interne Bearbeitungszeit sank dramatisch.
“Mit IronOCR verlassen sich unsere Endbenutzer nicht mehr auf separate Indizes oder Excel-Logs, um das richtige Dokument zu finden. Sie geben einfach ein Schlüsselwort ein und finden genau das, was sie brauchen.”
Wiederverwendbare IP über Kunden hinweg
Das IronOCR-Modul ist jetzt Teil aller neuen DMS- und RMS-Projekte, die von AscenWork bereitgestellt werden.
“Jetzt, da es sich bewährt und stabil ist, integrieren wir es proaktiv in jedes relevante Projekt und zeigen es als Unterscheidungsmerkmal in unserem Lösungsangebot.”
Strategische Zusammenarbeit
Shripal Gandhi ist auch Teilnehmer am IT-Beratungspartnerprogramm von Iron Software, einer Zusammenarbeit, die darauf abzielt, führenden Beratungsunternehmen erweiterte Dokumentenverarbeitungstools zur Verfügung zu stellen.
“Teil des Beratungsprogramms zu sein bedeutet, dass wir enger mit Iron Software zusammenarbeiten, Feedback teilen und Einblick in die Roadmap erhalten können. Es gibt uns - und unseren Kunden, einen großen Vorteil.”
AscenWork erkundet jetzt Co-Marketing- und Expansionsmöglichkeiten in der Region mit Iron Software, wobei sowohl Regierungs- als auch Unternehmenssektoren in ganz Südasien angesprochen werden.
Fazit
“IronOCR ist fantastisch. Es ist stabil, schnell, erschwinglich und flexibel. Es ermöglicht uns, bessere Lösungen schneller zu bauen, und es funktioniert einfach.” — Shripal Gandhi, Gründer und Direktor, AscenWork Technologies
“Wir haben Hunderte von Stunden in die Recherche von OCR-Optionen investiert. IronOCR gab uns die Stabilität, Sprachunterstützung und niedrigen Overhead, die wir benötigten. Wir empfehlen es jetzt als unsere Standardwahl.”
