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使用 IronSecureDoc 保護政府文件：加密、數位簽章和 PDF/A 規範

政府
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各機構每年收集和分發大量機密資料。 從預算審查到公民檔案，這些 PDF 文件必須在未來幾十年內保持完整、可驗證和可存取。 IronSecureDoc提供強大的加密、多層密碼、數位簽章和 PDF/A 輸出，以便員工在準備長期儲存的文件時遵守法定隱私規則。

引言：公部門的檔案安全

政府機關面臨來自監督機構、記者和審計人員的審查。 洩漏的草稿或篡改的報告會削弱公眾信任，並引發法律訴訟。 基本的密碼鎖或臨時性的加密措施無法滿足現代標準。 IronSecureDoc 嵌入了高級密碼，應用了簽名哈希，並產生了無需外部字體或腳本即可保持可讀性的 PDF/A 檔案。

  • 有效防禦未經授權的文件竄改。
  • 可靠地確認文件的來源和完整性。
  • 遵守長期文件保存要求。
  • 保護敏感資訊的傳播。

IronSecureDoc 為政府文件安全提供了一套完整的框架。 該系統加強了官方記錄的完整性。 它的應用有助於提高透明度，並維護公眾對政府程序的信任。 安全文件管理是這項技術日常營運的基本組成部分。

保障公共文件安全的關鍵挑戰

廣泛使用者群體

職員、分析師和外部審閱者需要不同的權限集。 單一的共享密碼無法追蹤責任歸屬。

  • 無法為單一使用者指派特定的存取權限。
  • 多個使用者存取共享文件時，缺乏明確的責任劃分。

法定審計追蹤

資訊自由請求和立法委員會要求提供證據，證明文件批准後沒有進行任何修改。 普通水印並不能確認商品的真實性。

  • 基本視覺標記不足以證明文件的不可竄改性。
  • 難以提供無可辯駁的文件歷史證明以供法律審查。

長期保存

檔案必須保留數十年以供查閱。 不符合規範的PDF文件在軟體更新換代時可能會出現字體遺失或棄用的風險。

  • 未來軟體與已存檔文件格式不相容的風險。
  • 不適合長期儲存的檔案可能出現視覺或資料損壞。

批次舊版儲存庫

歷史文件可能未受保護地儲存在網路磁碟機上。 在不破壞交叉引用的情況下轉換它們是一項複雜的工作。

  • 大量舊文件面臨未經授權的存取或遺失風險。 在不損壞內部連結或資料的情況下遷移大量文件集合存在重大障礙。

公開文件中的機密部分

分發的副本中必須隱去敏感姓名和安全資訊。 手動遮罩可能會留下隱藏的文字。

  • 未正確編輯的文件中很可能殘留敏感資料。
  • 由於資訊刪除技術有缺陷，導致機密資訊意外外洩。

IronSecureDoc 為政府工作流程提供的功能

使用 IronSecureDoc 保護政府文件：加密、數位簽章和 PDF/A 合規性：圖 1

PDF加密

IronSecureDoc 使用 AES-256 和 RSA 加密選項來保護每個檔案。管理員使用 IronSecureDoc 來設定過期日期、使用限制和群組金鑰。

  • 所有文件內容均採用強大的加密保護措施
  • 精確控製文件生命週期和使用者存取權限

多層密碼保護

IronSecureDoc 的憑證規則支持對編輯、審稿人和公眾讀者進行分級存取。 使用 IronSecureDoc，密碼長度、符號組合和續約週期均符合機構政策。

  • 為不同使用者類別明確定義存取權限
  • 可依安全指令調整密碼複雜度和輪換設置

帶有審計追蹤功能的數位簽名

IronSecureDoc 使用 X.509 憑證來標記每個版本。 其日誌記錄簽署者身分、時間戳記和雜湊狀態，有效地暴露了任何後續變更。

  • 對文件作者身份和版本完整性進行可靠的驗證。
  • 全面的活動日誌提供了文件互動和修改的清晰歷史記錄。

PDF/A 歸檔合規性

IronSecureDoc輸出符合 ISO 19005-1 標準。 IronSecureDoc 可完全嵌入字體並移除活動內容，從而確保未來的可讀性。

  • 產生適合長期可靠存取和檢視的文件。
  • 符合 ISO 標準，確保可信賴的數位保存實務。

實施策略

1.調查資料庫

  * 依保密等級將文件分類。

* 優先考慮財務報表、人事檔案和安全簡報，作為初步保護措施。

2.定義策略模板

  * 在 IronSecureDoc 中建立加密金鑰、密碼規則和簽章設定檔。

* 使用試點資料夾進行測試，以驗證配置。

3.批量歸檔轉換

  * 執行夜間進程，對舊文件進行加密、簽署和產生 PDF/A 版本。

* 建立校驗和日誌，以便提交給審計人員。

4.員工培訓

  * 指導使用者選擇合適的密碼設定檔。

  * 指導員工正確使用電子簽名。

* 對員工進行培訓，使其在公開分發前檢查文件輸出結果。

結論：加強對公共記錄的保護

使用 IronSecureDoc 保護政府文件：加密、數位簽章和 PDF/A 合規性：圖 2

IronSecureDoc 為機構提供現代加密、分級密碼、可驗證簽章和可存檔的輸出。 報告要么公開發布，要么以完整無損、來源清晰的方式保存在檔案庫中。

  • 加強對敏感政府資料的保護。 透過可驗證的文件完整性來維持公眾信任。
  • 嚴格遵守記錄管理和法律規定。
  • 確保未來多年都能持續查閱官方記錄。

採用 IronSecureDoc 標誌著對健全的資訊治理的承諾。 該系統為文件在其整個生命週期內的安全處理提供了可靠的基礎。 政府機構可以更安心地管理其資訊資產。

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