AscenWork Technologies : Transformer la gestion documentaire avec l'intégration d'IronOCR et de SharePoint
Transformer la gestion documentaire grâce à l'intégration d'IronOCR et de SharePoint
Profil du client
Entreprise : AscenWork Technologies
Secteur : Développement d'applications
Lieu : Mumbai, Inde
Taille de l'équipe : plus de 60 personnes
Spécialisation : Microsoft .NET, SharePoint, Azure
Le Défi
AscenWork Technologies est une société de développement de premier plan spécialisée dans les solutions Microsoft, fournissant des systèmes robustes de gestion de documents et d'archives. Dans le cadre d'un projet majeur, ils avaient besoin d'une solution pour numériser des milliers de documents juridiques et financiers imprimés, certains comptant plus de 80 pages et souvent rédigés dans des langues régionales comme le marathi.
" Il s'agissait de contrats immobiliers, d'accords avec les fournisseurs, de documents de locataires, de documents juridiques qui avaient été signés, tamponnés et numérisés. " La recherche manuelle dans ces documents était incroyablement chronophage et sujette aux erreurs.
— Shripal Gandhi, fondateur et directeur d'AscenWork Technologies
Leurs défis comprenaient :
-
Processus manuels de numérisation et de téléchargement de documents
-
Impossible de rechercher le contenu des fichiers PDF numérisés dans SharePoint
-
Nécessité d'une traduction précise du contenu en langue régionale vers l'anglais
- Les coûts et la complexité élevés associés aux solutions OCR cloud comme Azure
" Nous avions déjà essayé plusieurs bibliothèques OCR. " La plupart d'entre eux ne répondaient pas à nos besoins en matière de stabilité ou d'intégration, et les outils OCR de Microsoft, bien que performants, ont engendré des coûts récurrents élevés en raison des exigences de calcul.
— Shripal Gandhi
La solution : IronOCR + SharePoint + Azure
AscenWork a mis en œuvre IronOCR dans le cadre d'un pipeline de traitement de documents intégré à SharePoint et hébergé sur Azure. Lorsqu'un utilisateur télécharge un PDF, le système effectue automatiquement :
-
Détecte les documents non OCR
-
Déclenche IronOCR via l'API
-
Extrait le texte et le convertit si nécessaire.
- Enregistre les données structurées dans SharePoint pour les métadonnées et la recherche en texte intégral.
Cette approche automatisée et globale a apporté des avantages immédiats tant pour la gestion des documents que pour l'expérience utilisateur.
Cas d'utilisation clés
Intégration OCR pour SharePoint
Les documents sont automatiquement convertis en PDF consultables au moment du téléchargement.
" Avant IronOCR, SharePoint pouvait vous amener au document, mais pas au mot que vous recherchiez. " Désormais, nous pouvons trouver les termes exacts instantanément.
Conversion linguistique
IronOCR permet la traduction précise de documents rédigés dans des langues régionales indiennes (marathi, hindi et tamoul) vers l'anglais.
" Au lieu de développer une logique distincte pour la gestion multilingue, nous avons utilisé les fonctionnalités intégrées d'IronOCR et obtenu une précision de 90 à 95 %. " Cela a permis à lui seul d'économiser des semaines de développement et de contrôle qualité.
Métadonnées améliorées et chargement en masse
Les flux de travail de chargement personnalisés permettent désormais aux utilisateurs de sélectionner les métadonnées et de traiter les fichiers numérisés par lots. IronOCR gère automatiquement l'extraction de texte.
" Auparavant, nous devions bloquer les téléchargements en masse pour forcer la collecte des métadonnées. " Nous avons maintenant créé des formulaires intelligents qui gèrent les deux simultanément, avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) fonctionnant de manière transparente en arrière-plan.
Détails de mise en œuvre
-
Technologies utilisées : .NET Core, bibliothèques IronOCR, Microsoft SharePoint, services Azure
- Flexibilité de déploiement : IronOCR est déployé sur Azure, mais l'équipe apprécie sa capacité à fonctionner également sur site.
" L'intégration s'est faite sans problème. " Nous avons utilisé les bibliothèques .NET d'IronOCR et suivi la documentation. Chaque fois que nous avons rencontré des difficultés, leur équipe d'assistance a répondu rapidement avec des réponses claires, et non des suggestions vagues.
Impact sur l'entreprise
Réduction des coûts
Comparé aux services OCR intégrés d'Azure, IronOCR a permis de réduire considérablement les coûts des projets.
" Les services OCR d'Azure sont puissants mais coûteux. Avec IronOCR, nous avons réduit à la fois l'utilisation des ressources de calcul et les coûts de licence sans compromettre la qualité. "
Amélioration de l'efficacité et de la satisfaction client
Aucun ticket d'assistance n'a été ouvert par les utilisateurs finaux après le déploiement, et le temps de traitement interne a chuté de façon spectaculaire.
" Grâce à IronOCR, nos utilisateurs finaux n'ont plus besoin d'index séparés ni de journaux Excel pour trouver le bon document. " Ils n'ont qu'à taper un mot-clé et trouver exactement ce dont ils ont besoin.
Adresse IP réutilisable entre clients
Le module IronOCR fait désormais partie intégrante de tous les nouveaux projets DMS et RMS déployés par AscenWork.
" Maintenant que sa fiabilité et sa stabilité sont avérées, nous l'intégrons systématiquement dans tous les projets pertinents et nous la mettons en avant comme un élément différenciateur de notre offre de solutions. "
Collaboration stratégique
Shripal Gandhi participe également au programme de partenariat en conseil informatique d'Iron Software , une collaboration conçue pour aider les principaux cabinets de conseil à développer leurs capacités grâce à des outils avancés de traitement de documents.
" Faire partie du programme de conseil signifie que nous pouvons collaborer plus étroitement avec Iron Software, partager des commentaires et avoir une meilleure visibilité sur la feuille de route. " Cela nous donne, ainsi qu'à nos clients, un avantage majeur. "
AscenWork explore actuellement des opportunités de co-marketing et d'expansion régionale avec Iron Software, ciblant à la fois les secteurs gouvernementaux et les entreprises en Asie du Sud.
Conclusion
> " IronOCR est fabuleux. " Il est stable, rapide, abordable et flexible. Cela nous permet de concevoir plus rapidement de meilleures solutions, et ça fonctionne tout simplement.
— Shripal Gandhi, fondateur et directeur d'AscenWork Technologies
" Nous avons investi des centaines d'heures dans la recherche d'options de reconnaissance optique de caractères (OCR). " IronOCR nous a offert la stabilité, la prise en charge des langues et la faible surcharge dont nous avions besoin. Nous le recommandons désormais comme choix par défaut.
