Extracción de datos de recibos OCR

Resumen ejecutivo

En el panorama empresarial contemporáneo, la gestión de gastos y los reembolsos a los empleados se han convertido en puntos centrales de la eficiencia operativa y el cumplimiento de la normativa. Cada vez son más las empresas que se dan cuenta del impacto que tiene un seguimiento eficaz de los gastos en sus resultados y en su productividad general.

A medida que se dispara la demanda de procesos fluidos, rápidos y transparentes, las empresas se enfrentan a sistemas anticuados que impiden la eficiencia y aumentan el riesgo de errores. Los métodos tradicionales, como la introducción manual de datos y los sistemas basados en papel, han demostrado ser ineficaces, lentos y propensos a errores.

IronOCR ofrece una solución innovadora a este reto permanente al introducir una sólida tecnología de reconocimiento óptico de recibos que facilita la extracción precisa y automatizada de datos. Con la aplicación de modelos de aprendizaje automático y reconocimiento óptico de caracteres(OCR) IronOCR elimina los cuellos de botella asociados habitualmente al procesamiento de recibos.

Esta API de OCR en la nube proporciona una solución integral para la extracción de datos de recibos, transformando los recibos escaneados en datos estructurados en un formato JSON utilizable.

La biblioteca puede identificar de forma inteligente información clave, como el precio unitario y los campos del recibo, garantizando que las empresas cumplan los requisitos de conformidad y agilizando al mismo tiempo todo el proceso de reconocimiento y reembolso de recibos.

El objetivo de este libro blanco es diseccionar las ineficiencias inherentes a los sistemas de seguimiento de gastos existentes e ilustrar cómo el completo ecosistema de API de IronOCR puede redefinir la forma en que las empresas del sector financiero abordan el escaneado de recibos y la extracción de datos.

Para los líderes empresariales y los responsables de la toma de decisiones que buscan una solución llave en mano que ofrezca precisión, escalabilidad y rentabilidad, IronOCR sirve como herramienta transformadora para optimizar los flujos de trabajo de gestión de gastos.

Introducción: El elevado coste del procesamiento manual de recibos en la empresa moderna

En el panorama financiero actual, en rápida evolución, la gestión de los gastos y los reembolsos a los empleados se erige como un elemento crítico para mantener la integridad financiera de una organización. Un sistema que procese eficazmente los recibos y realice un seguimiento de los gastos proporciona a las empresas la claridad y precisión necesarias para optimizar los flujos de trabajo financieros, garantizar reembolsos precisos a los empleados y cumplir con los estrictos mandatos normativos.

En el centro está el concepto de OCR de recibos y extracción de datos. Con industrias que pivotan hacia la digitalización, depender de métodos anticuados, como la introducción manual de datos y el procesamiento en papel, se convierte en un importante cuello de botella. Estos métodos no sólo llevan mucho tiempo, sino que también introducen un mayor riesgo de inexactitudes y discrepancias.

Las implicaciones financieras de un procesamiento de recibos inexacto son enormes. Según un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados(referencia con fines ilustrativos)Las declaraciones falsas en los informes de gastos, debidas principalmente a errores en la introducción manual de los datos de los recibos, cuestan a las empresas miles de millones al año.

Esta flagrante ineficacia, combinada con los gastos operativos añadidos asociados a las horas administrativas de los sistemas manuales, los costes de almacenamiento de los recibos en papel y los retrasos en los reembolsos, hace imperativo que las empresas reevalúen sus metodologías actuales.

Además, las empresas que operan en el sector financiero están sujetas a un sinfín de normativas que exigen transparencia y precisión en sus informes de gastos. Los métodos tradicionales, con sus ineficiencias inherentes, no pueden seguir el ritmo del dinámico entorno normativo. Los errores o incoherencias en los datos de recepción pueden dar lugar a infracciones normativas graves, con posibles multas y daños a la reputación.

En este libro blanco, los líderes empresariales y los profesionales de las finanzas explorarán el potencial transformador de la biblioteca IronOCR.

Con su avanzada API de OCR de recibos, las empresas pueden extraer sin problemas datos de las imágenes de los recibos, convirtiendo los documentos escaneados en formatos de datos estructurados como JSON. Al aprovechar las capacidades de aprendizaje automático y reconocimiento óptico de caracteres, IronOCR promete precisión, eficacia y escalabilidad.

Los problemas de los actuales sistemas de seguimiento de gastos y procesamiento de recibos

Ineficacia de la introducción manual de datos

Uno de los problemas más evidentes de los sistemas tradicionales de seguimiento de gastos es la dependencia de la introducción manual de datos. Los empleados dedican un tiempo excesivo a introducir manualmente los datos de los recibos, una tarea que no sólo es tediosa, sino también propensa a errores humanos.

Incluso pequeñas imprecisiones pueden dar lugar a discrepancias financieras, afectando tanto al cumplimiento de las normas como a los resultados de la empresa.

Falta de extracción de datos en tiempo real

Los métodos convencionales suelen necesitar más capacidad para extraer datos en tiempo real de las imágenes de recepción. El retraso en el procesamiento de los recibos escaneados puede obstaculizar significativamente los ciclos de informes de gastos y reembolsos, causando frustración tanto a los empleados como a los departamentos financieros.

Riesgos de cumplimiento

Mantener el cumplimiento de las diversas normativas financieras es otro reto al que se enfrentan las empresas. Los sistemas obsoletos que no extraen automáticamente la información clave de los recibos dificultan el cumplimiento de las directrices específicas del sector para la declaración de gastos, lo que puede acarrear repercusiones legales.

Incapacidad de ampliación

A medida que las empresas crecen, también aumenta el volumen de ingresos por gastos. Los sistemas tradicionales no están diseñados para gestionar esta escalabilidad y requieren un esfuerzo manual considerable para procesar un número creciente de recibos, lo que crea un cuello de botella que afecta a la eficiencia operativa general.

Costes operativos elevados

Mantener un sistema de procesamiento de recibos manual o semiautomatizado suele acarrear elevados costes operativos. Esto puede incluir el coste de personal adicional para la introducción manual de datos, la infraestructura para almacenar los recibos físicos y el esfuerzo administrativo para gestionar y auditar estos recibos.

Acceso limitado a datos estructurados

La mayoría de los sistemas tradicionales necesitan convertir los datos de recepción en formatos de datos estructurados como JSON, lo que dificulta la integración de esta información en otras herramientas de inteligencia empresarial o análisis. Esto limita la capacidad de la empresa para generar información a partir de sus datos de gastos de forma eficaz.

Seguridad de los datos

Manejar recibos en papel o almacenar imágenes de recibos en sistemas dispares puede plantear riesgos para la seguridad de los datos. En una época en la que proliferan las filtraciones de datos, la incapacidad para gestionar y almacenar de forma segura los datos financieros confidenciales puede tener consecuencias catastróficas para una empresa.

Inexactitud en el reconocimiento de recibos

Sin el uso de modelos de aprendizaje automático y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, las probabilidades de que el recibo se reconozca incorrectamente son elevadas. Esto puede dar lugar a informes de gastos erróneos, retrasos en los reembolsos y, en última instancia, empleados insatisfechos.

Falta de personalización

Los sistemas tradicionales no suelen permitir la personalización en función de las necesidades específicas de la empresa. Tanto si se trata de los tipos de campos de recibo que deben capturarse como del formato en el que deben exportarse los datos, la falta de flexibilidad puede ser un inconveniente importante.

IronOCR: una solución integral para transformar el seguimiento de gastos y el procesamiento de recibos

Extracción de datos optimizada con la API OCR

IronOCR pone sobre la mesa una API de OCR muy eficaz que simplifica el proceso de extracción de datos de cualquier imagen de recibo o documento escaneado. La API permite la extracción en tiempo real, convirtiendo los documentos escaneados en datos estructurados utilizables en cuestión de segundos.

Esto reduce drásticamente el tiempo necesario para procesar los gastos e iniciar los reembolsos.

Alta precisión mediante modelos de aprendizaje automático

IronOCR emplea modelos avanzados de aprendizaje automático que garantizan altos niveles de precisión en el reconocimiento de texto y valores numéricos a partir de la imagen del recibo. El sistema está diseñado para aprender de los datos de entrenamiento, mejorando continuamente sus capacidades de reconocimiento de recibos y minimizando el margen de error.

Escalabilidad y flexibilidad

La arquitectura basada en la nube de IronOCR garantiza que el sistema pueda ampliarse fácilmente para gestionar volúmenes crecientes de recibos, lo que lo convierte en una solución preparada para el futuro para empresas de todos los tamaños.

La API también es altamente personalizable, lo que permite a las empresas especificar qué campos de los recibos desean capturar y en qué formato desean que se presenten los datos.

Controles de conformidad automatizados

Al extraer información clave como el precio unitario, los detalles del proveedor y las marcas de tiempo, IronOCR permite a las empresas verificar automáticamente estos datos con las políticas corporativas y los requisitos normativos. Esto garantiza el cumplimiento y reduce significativamente el riesgo de complicaciones legales.

Rentable y eficiente

La automatización que permite IronOCR elimina la necesidad de introducir datos manualmente y los costes operativos asociados. Además, la biblioteca puede integrarse fácilmente en los sistemas informáticos existentes, lo que elimina la necesidad de realizar importantes inversiones iniciales.

Tratamiento seguro de datos

La seguridad es primordial en cualquier operación financiera. IronOCR emplea algoritmos de cifrado robustos para garantizar que todos los datos extraídos se almacenan y transmiten de forma segura, reduciendo el riesgo de filtración de datos.

Soporte multilingüe

Dada la naturaleza global de los negocios modernos, la compatibilidad multilingüe de IronOCR garantiza que las empresas puedan procesar recibos en varios idiomas, una característica especialmente útil para las corporaciones multinacionales.

Garantía de calidad y auditoría

IronOCR facilita la recuperación y el almacenamiento de los recibos procesados, lo que facilita a los auditores financieros la verificación de los datos de gastos. Sus sólidas funciones permiten realizar comprobaciones de calidad automatizadas, garantizando que todos los datos procesados cumplen las normas de la empresa y los requisitos de conformidad.

Capacidad de procesamiento por lotes

Para las organizaciones que manejan grandes volúmenes de recibos, IronOCR ofrece funciones de procesamiento por lotes. Esta función resulta especialmente beneficiosa durante los periodos de máxima actividad o al final de los ciclos fiscales, cuando suelen consolidarse los informes de gastos.

Reconocimiento óptico de caracteres mejorado

Más allá del texto, el reconocimiento óptico de caracteres avanzado de IronOCR puede identificar e interpretar diversas fuentes y estilos, garantizando una captura de datos precisa incluso de recibos mal impresos o dañados.

Plantillas dinámicas

IronOCR ofrece plantillas dinámicas que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada sector. Tanto si necesita extraer puntos de datos concretos como integrar cálculos especializados, estas plantillas proporcionan la flexibilidad necesaria para tareas especializadas.

Documentación y asistencia completas

IronOCR se suministra con una amplia documentación y un equipo de asistencia especializado, lo que garantiza la rápida resolución de cualquier problema de implantación o uso, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la experiencia del usuario.

Ecológico

Al promover un enfoque sin papel de la gestión de recibos, IronOCR no sólo es eficiente, sino también responsable con el medio ambiente. Esto se ajusta bien al creciente énfasis empresarial en la sostenibilidad y las prácticas ecológicas.

Conclusión

Operar con métodos tradicionales y manuales de seguimiento de gastos y procesamiento de recibos presenta riesgos e ineficiencias considerables para cualquier organización.

Al aprovechar la avanzada API de OCR de IronOCR, los modelos avanzados de aprendizaje automático y una serie de otras sólidas funciones, las empresas pueden modernizar completamente su enfoque del seguimiento de gastos.

La automatización y precisión que ofrece IronOCR se traducen en mejoras significativas de la eficacia operativa, el cumplimiento y la escalabilidad.

Con extracción de datos en tiempo real, comprobaciones de cumplimiento automatizadas y una interfaz flexible y fácil de usar, IronOCR proporciona a las empresas una solución integral que aborda los retos de hoy y las prepara para las oportunidades de mañana.

Para experimentar estas ventajas de primera mano, puede inscribirse en un prueba gratuita y empiece hoy mismo a transformar sus flujos de trabajo de seguimiento de gastos y procesamiento de recibos. Después de la prueba gratuita, todo lo que tienes que hacer para seguir sacando el máximo provecho de IronXL es comprar un licencia.